Publicatiedatum: 14 november 2023

Wij hechten veel belang aan het recht van bescherming van de persoonlijke levenssfeer en het recht op gegevensbescherming van de bezoekers van onze website. Wij leveren dan ook alle inspanningen om uw persoonsgegevens te beschermen in overeenstemming met de geldende wetgeving inzake gegevensbescherming, met inbegrip van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU) 2016/679 (“AVG”) en de nationale uitvoeringswetgeving.

In dit gegevensbeschermingsbeleid (“Gegevensbeschermingsbeleid”) proberen wij in heldere en duidelijke taal uit te leggen wie wij zijn en waarvoor u bij ons terecht kan, welke persoonsgegevens wij van u verzamelen, voor welke doeleinden wij deze persoonsgegevens zullen verwerken, op welke rechtsgrond wij deze verwerking baseren, aan wie uw persoonsgegevens kunnen worden doorgegeven, hoe lang wij uw persoonsgegevens bewaren, hoe wij uw persoonsgegevens beschermen en welke rechten u heeft met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens.

  1. Wie zijn wij?

e-RS Belgium is een besloten vennootschap (BV) naar Belgisch recht, gevestigd te Schaapschuur 4 bus 1, 1790 Affligemen ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen onder het nummer 0786.788.279 (“e-RS”, “wij” of “ons”).

e-RS is een onderneming gespecialiseerd in het plaatsen van elektrische laadpalen en het verlenen van bijhorende beheerssystemen en onderhoudsdiensten. In het kader van onze activiteiten verzamelen, gebruiken, bewaren, delen of verwerken wij anderszins persoonsgegevens. Op grond van de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming, kwalificeren wij als “verwerkingsverantwoordelijke” met betrekking tot deze persoonsgegevens.

 

  1. Van wie verzamelen wij persoonsgegevens?

In het kader van onze activiteiten kunnen wij persoonsgegevens verzamelen van contactpersonen bij onze klanten, prospecten, contactpersonen bij potentiële klanten, (contactpersonen bij) leveranciers, (contactpersonen bij) dienstverleners, bezoekers van onze website en sollicitanten.

 

  1. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

e-RS kan van u onderstaande persoonsgegevens verzamelen, voor zover deze persoonsgegevens relevant zijn voor de doeleinden waarvoor wij ze nodig hebben zoals uiteengezet in Artikel 4. Telkens wanneer bepaalde persoonsgegevens verplicht in te vullen zijn, en andere persoonsgegevens slechts optioneel, zal dit duidelijk worden aangegeven, zodat u ervoor kan kiezen om ons uw persoonsgegevens te verstrekken of niet.

 

  • Wanneer u (een contactpersoon bij) een (potentiële) klant bent
Identificatie- en contactgegevens Persoonlijke identificatiegegevens: naam.

Persoonlijke contactgegevens: adres werkgever, e-mailadres, telefoon-/gsm-nummer.

Persoonlijke kenmerken Voorkeurstaal.
Beroep en betrekking Werkgever, titel en beschrijving van de functie.
Financiële gegevens Financiële identificatiegegevens: bankrekeningnummer werkgever.

Financiële transacties, overzicht van betalingen tussen werkgever en e-RS.

Overeenkomsten en schikkingen.

Andere Andere persoonsgegevens die u zelf meedeelt.
  • Wanneer u een (contactpersoon bij een) leverancier bent
Identificatie- en contactgegevens Persoonlijke identificatiegegevens: naam.

Persoonlijke contactgegevens: adres werkgever, e-mailadres, telefoon-/gsm-nummer.

Beroep en betrekking Werkgever, titel en beschrijving van de functie.
Financiële gegevens Financiële identificatiegegevens: bankrekeningnummer werkgever.

Financiële transacties, overzicht van betalingen tussen werkgever en e-RS.

Overeenkomsten en schikkingen.

 

  • Wanneer u de website van e-RS bezoekt 
Identificatie- en contactgegevens Elektronische identificatiegegevens: informatie die via cookies verzameld wordt (lees ons Cookiebeleid  ).

 

  • Wanneer u contact met ons opneemt
Identificatie- en contactgegevens Persoonlijke identificatiegegevens: naam

Persoonlijke contactgegevens: adres werkgever, e-mailadres, telefoon-/gsm-nummer.

Andere Inhoud van uw bericht(en), andere persoonsgegevens die u zelf meedeelt.

 

  • Wanneer u bij ons solliciteert
Identificatie- en contactgegevens Persoonlijke identificatiegegevens: naam

Persoonlijke contactgegevens: adres, e-mailadres, telefoon-/gsm-nummer.

Persoonlijke kenmerken Persoonlijke bijzonderheden: leeftijd, geslacht, geboortedatum geboorteplaats, burgerlijke staat, nationaliteit.
Opleiding en vorming Academische curriculum, professionele ervaring, beroepsbekwaamheid, curriculum vitae.
Beroep en betrekking Huidige betrekking, loopbaan.
Beeldopnamen Afbeeldingen.
  1. Voor welke doeleinden gebruiken wij uw persoonsgegevens en op welke rechtsgrond baseren wij deze verwerking?

Wij kunnen voormelde persoonsgegevens gebruiken voor de volgende doeleinden:

  • Voor het leveren van onze diensten;
  • Voor klanten- en leveranciersbeheer;
  • Voor het beheer van (facturatie-)geschillen en claims;
  • Voor het beheer en de optimalisatie van onze website;
  • Om verzoeken en vragen op te volgen en u de gevraagde informatie toe te sturen;
  • Om potentiële klanten of prospecten te contacteren en public relations;
  • Met het oog op aanwerving.

Voor uw volledige informatie, kan u hieronder de voor deze verwerkingen relevante rechtmatigheidsgronden terugvinden:

  • De verwerking van persoonsgegevens voor het beheer van leveranciers die natuurlijke personen zijn, baseren wij op de noodzaak voor de uitvoering van overeenkomst die wij met de betrokkene hebben gesloten. Indien u aan ons geen of verkeerde persoonsgegevens verstrekt, kunnen wij niet garanderen dat er een overeenkomst met u zal worden afgesloten of dat de overeenkomst op een juiste wijze wordt uitgevoerd.
  • De verwerking van persoonsgegevens met het oog op aanwerving baseren wij op de noodzaak om op verzoek van de betrokkene voor de sluiting van een overeenkomst maatregelen te nemen.
  • De verwerking van persoonsgegevens voor het beheer van onze klanten en leveranciers die rechtspersonen zijn, het beheer van geschillen en claims, het beheer van onze website, het behandelen van vragen en het contacteren van potentiële klanten of prospecten baseren wij op de noodzaak voor de behartiging van onze gerechtvaardigde belangen (met name ons belang om de overeenkomst afgesloten met de klant of leverancier op een correcte wijze uit te voeren, onze rechten te vrijwaren, de goede werking van onze website en om onze business te promoten in het algemeen, zowel online als offline). Alvorens wij persoonsgegevens verwerken op deze rechtsgrond, hebben wij een belangenafweging uitgevoerd en vastgesteld dat de bescherming van uw persoonsgegevens en uw andere fundamentele rechten en vrijheden niet dermate worden geschonden dat zij onze gerechtvaardigde belangen opheffen. Hierbij houden wij rekening met de aard van het belang, het dwingend karakter ervan, de gevolgen van de verwerking voor u, hoeveelheid en aard van de verzamelde persoonsgegevens, de verwerking die wij uitvoeren en uw redelijke verwachtingen.
  1. Met wie delen wij uw persoonsgegevens?

Wij kunnen uw persoonsgegevens doorgeven aan volgende partijen:

  • Onze dienstverleners die als “verwerkers” voor ons optreden zoals IT-dienstverleners;
  • Onze professionele adviseurs zoals externe advocatenkantoren of boekhouders;
  • Overheidsinstanties, enkel indien hiertoe een wettelijke verplichting bestaat.

Opgelet: deze lijst is niet exhaustief. Er kunnen andere gevallen zijn waarbij we andere partijen moeten informeren om onze diensten zo effectief mogelijk te kunnen leveren. Wij achten dit noodzakelijk in overeenstemming met onze wederzijdse belangen.

Bij doorgiften aan derde partijen, zorgen wij er steeds voor dat wij passende beschermingsmaatregelen nemen. Wij werken samen met dienstverleners die namens ons bepaalde persoonsgegevens verwerken. Dit geschiedt uitsluitend in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming. In het bijzonder hebben wij met onze dienstverleners – voor zover wettelijk vereist – overeenkomsten gesloten inzake doorgifte of een verwerkersovereenkomst, die voldoen aan de vereisten van artikel 28 van de AVG en geven wij instructies aan de dienstverleners over hoe zij met de persoonsgegevens moeten omgaan. Door zorgvuldige selectie en regelmatige controle zorgen wij ervoor dat onze dienstverleners alle organisatorische en technische maatregelen nemen die nodig zijn om uw persoonsgegevens te beschermen.

Uw persoonsgegevens worden niet uitgeleend of verkocht aan derde partijen voor marketingdoeleinden zonder uw voorafgaande uitdrukkelijke toestemming.

Uw persoonsgegevens worden niet doorgegeven aan ontvangers in landen buiten de Europese Economische Ruimte.

  1. Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?

Wij houden uw persoonsgegevens niet langer bij dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor ze worden verzameld en verwerkt (zoals hierboven beschreven).

  • Persoonsgegevens opgenomen in boekhoud-, financiële of andere officiële documenten zullen worden bijgehouden zo lang als deze documenten wettelijk moeten worden bijgehouden, voor boekhoudkundige stukken is dit minstens 10 jaar;
  • Persoonsgegevens vereist voor de uitvoering en opvolging van een contractuele relatie zullen worden bijgehouden gedurende de gehele duurtijd van die relatie en 10 jaar na de beëindiging ervan;
  • Persoonsgegevens verzameld in het kader van klantenwerving zullen worden bijgehouden tot 2 jaar na verzameling of het laatste contact vanuit de potentiële klant, indien deze geen klant is geworden;
  • Persoonsgegevens verzameld in het kader van een sollicitatieprocedure zullen na invulling van de betreffende vacature worden verwijderd;
  • Wat de persoonsgegevens betreft van bezoekers van onze website, verwijzen wij naar ons Cookiebeleid dat u hier kan terugvinden.

Enkel wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn, of indien het nodig is om onze belangen in rechte te verdedigen (bijvoorbeeld in geval van een geschil), zullen wij uw persoonsgegevens voor een langere periode bewaren.

Meer informatie over onze bewaartermijnen is beschikbaar op eenvoudig verzoek.

  1. Hoe beschermen wij uw persoonsgegevens?

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om een beveiligingsniveau te waarborgen dat is afgestemd op de specifieke risico’s die we hebben geïdentificeerd. Wij beschermen uw persoonsgegevens op die manier zo goed als mogelijk tegen de vernietiging, het verlies, de wijziging, of de ongeoorloofde openbaarmaking van of toegang tot doorgezonden, opgeslagen of anderszins verwerkte persoonsgegevens.

Indien wij samenwerken met een derde partij, zijn hiervoor de nodige contractuele afspraken gemaakt om uw persoonsgegevens op een veilige manier te verwerken.

Meer informatie over onze beveiligingsmaatregelen is beschikbaar op eenvoudig verzoek.

  1. Wat zijn uw rechten en hoe kunt u deze uitoefenen?

Binnen de grenzen gedefinieerd in de artikelen 15-22 van de AVG, heeft u de volgende wettelijke rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

  • Recht op inzage: U heeft het recht om van ons bevestiging te krijgen of we uw persoonsgegevens al dan niet verwerken, om inzage te verkrijgen in die persoonsgegevens, om informatie te krijgen over hoe en waarom we ze verwerken, en om een kopie te ontvangen van die gegevens.
  • Recht op verbetering: U heeft het recht om een verbetering te verkrijgen van uw persoonsgegevens of om te vragen dat wij uw persoonsgegevens vervolledigen wanneer u merkt dat wij onjuiste of onvolledige gegevens van u verwerken.
  • Recht op verwijdering (recht om vergeten te worden): U heeft in bepaalde specifieke gevallen het recht om gegevenswissing te verkrijgen.
  • Recht op beperking: U heeft het recht om in bepaalde specifieke gevallen de verwerking van uw persoonsgegevens te laten beperken.
  • Recht op overdraagbaarheid: U heeft het recht om de persoonsgegevens die u aan ons heeft verstrekt, te verkrijgen in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm, en om die persoonsgegevens aan een andere verantwoordelijke (te doen) overdragen indien de verwerking berust op uw toestemming of op een overeenkomst en indien de verwerking via geautomatiseerde procedés wordt verricht.
  • Recht van bezwaar: U heeft het recht om vanwege met uw specifieke situatie verband houdende redenen bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens op basis van ons gerechtvaardigd belang.
U kan bovenstaande rechten uitoefenen door een e-mail te sturen naar info@e-rs.be.

De uitoefening van deze rechten is in beginsel gratis. Enkel bij onredelijke of herhaaldelijke verzoeken kunnen wij hiervoor een redelijke administratieve kost aanrekenen.

Wij trachten steeds zo snel mogelijk te antwoorden op uw verzoeken of vragen. Het is mogelijk dat wij u eerst om een identiteitsbewijs vragen om uw identiteit te controleren.

Voor verdere informatie en advies over bovenstaande rechten verwijzen wij u naar de website van de Gegevensbeschermingsautoriteit: www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.

Behalve voormelde rechten, heeft u ook steeds het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit in verband met de verwerking van uw persoonsgegevens door ons. In België is dit de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA). U kan de GBA bereiken via contact@apd-gba.be of per post op volgend adres:

Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35
1000 Brussel

  1. Wijzigingen van dit Gegevensbeschermingsbeleid

Van tijd tot tijd kan het nodig zijn om dit Gegevensbeschermingsbeleid te wijzigen. Wanneer we veranderingen aan het beleid publiceren, veranderen we de publicatiedatum bovenaan het beleid. De meest recente versie van dit Gegevensbeschermingsbeleid is te allen tijde beschikbaar op onze website.

  1. Contact

Indien u vragen of bedenkingen zou hebben omtrent dit Gegevensbeschermingsbeleid of de verwerking van uw persoonsgegevens door ons, kan u steeds contact met ons opnemen per e-mail naar info@e-rs.be, per brief aan Schaapschuur 4 bus 1, 1790 Affligem.